Als jouw organisatie door een grote verandering gaat, wat kan procesmanagement dan voor jou betekenen? Grip hebben op jouw processen biedt jou de kans om te sturen. Verbeteren kun je in rustig vaarwater doen. Maar als het stormt en je alle zeilen bij moet zetten is veranderen van koers soms de beste strategie. Veranderen is niet altijd leuk, maar als het dan toch moet, wat is dan een goede voorbereiding?
Ik ben begonnen om drie redenen toe te lichten waarom jij procesmanagement zou willen toepassen binnen jouw organisatie. Mijn vorige artikelen geven toelichting op:
- reden 1: Inzicht in processen
- reden 2: Verbeteren van processen
In dit artikel licht in reden 3 toe: Veranderen van processen.
Veranderen van processen
1. Reorganisatie, fusie
Grote veranderingen binnen jouw organisatie wil je gestructureerd doorvoeren. Want jij wilt natuurlijk dat dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk onder de verandering te lijden hebben.
Structuur geeft betrokkenen vertrouwen. Procesoverzichten en procesbeschrijvingen kunnen jou die structuur bieden. Die maken namelijk zichtbaar wat de impact van een reorganisatie of fusie is op hoe er binnen een organisatie wordt gewerkt. Zo kun je de processen die geraakt worden op een overzicht of beschrijving letterlijk aanwijzen. Daardoor wordt duidelijk wáár veranderingen plaatsvinden, zodat je een realistische planning tot verandering kunt maken.
Het beschrijven van de nieuwe processen met rollen en verantwoordelijkheden geeft medewerkers een beeld van de verandering. Jij kunt procesmanagement gebruiken om gestructureerd te veranderen. En je kunt betrokkenen bewust maken van wat de impact van de verandering is op de interne processen. Betrokkenen zijnde medewerkers, management, aandeelhouders, ondernemingsraad, etc.
2. Groei organisatie
Groeien kan op verschillende manieren. Je kunt iets op een andere wijze uitvoeren (automatisering, met ander machines werken). Ook kun je iets meer gaan doen (ander klantsegment aantrekken, een breder assortiment aanbieden), of je kunt iets minder gaan doen (specialisatie).
Veranderen heeft impact. Impact op mensen, procedures, samenwerkingsvormen, contracten, leveranciers, communicatiemiddelen, huisvesting… Met inzichtelijke processen kun jij eenvoudiger vastgestellen waar processen aangepast moeten worden. En ook is zichtbaar welke veranderingen impact hebben op aanverwante processen. Dit minimaliseert de kans op fouten, bijvoorbeeld dat een afdeling per ongeluk niet betrokken wordt bij de verandering.
3. Wet- en regelgeving
Ik noem maar een actueel voorbeeld: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening moet een plek krijgen binnen iedere organisatie. Het invoeren van de richtlijnen die de AVG stelt, resulteert in het aanpassen van verschillende processen, werkwijzen en documentatie. Hoe pak je een verandering aan wanneer niet inzichtelijk is op welke processen deze verandering impact heeft? Welke persoon of afdeling stel je hiervoor verantwoordelijk en welke plek is daar logischerwijs geschikt voor?
Wetten en regels waar jouw organisatie aan moet voldoen blijven veranderen. Of er ontstaan nieuwe. Is jouw organisatie zo ingericht dat een verplichte verandering eenvoudig kan worden opgepakt en doorgevoerd?
Procesmanagement kan jou uitkomst bieden wanneer vragen zoals hierboven spelen. Want met inzichtelijke processen weet je niet alleen wáár veranderingen plaatsvinden. Omdat jij al ervaring hebt met gestructureerd veranderingen doorvoeren, weet jij ook hóe je de verandering kunt doorvoeren.
Hoe wordt jouw organisatie nog beter?
In een eerder artikel benoemde ik het al: Het resultaat van verandering zie je pas als je er continu mee bezig bent. Niet als je maar één keer helemaal losgaat. In het eerdere sportschoolvoorbeeld heb je aan het eind van het jaar dan nog steeds dat blubberbuikje in plaats van die beoogde sixpack.
Procesmanagement moet gedragen worden door het management en iedereen moet ermee bezig zijn. Iedereen moet zich eraan committeren om processtappen in het licht van het geheel te zien. Want alles hangt samen. Een kleine verandering hier heeft een grote impact daar. Dus wil jij jouw organisatie goed kunnen sturen? Dan heb je inzicht nodig in jouw bedrijfsprocessen.
Voortdurend ruimte bieden tot verbetering is van belang om jouw bedrijf actueel, sterk, actief en wendbaar te houden. Want de wind van verandering blaast altijd. Wat zou het zonde zijn om de boot te missen wanneer jouw organisatie zich onvoldoende snel weet aan te passen, toch?
En, wat ga jij doen om jouw organisatie te verbeteren?
*******************
Ideeën opgedaan? Al bedacht welk deel van jouw organisatie kan verbeteren? Laten we er eens over brainstormen, ik denk graag met je mee.
Ik help je concrete stappen te bedenken om procesmanagement binnen jouw organisatie op orde te krijgen. Zo liggen verbeteringen binnen handbereik, wordt verspilling geminimaliseerd en kan verandering gestructureerd worden doorgevoerd.
En het maakt daarvoor echt niet uit hoe groot of klein jouw organisatie is. Verbeteren kan op ieder niveau.
Foto’s: met dank aan Pixabay en Pablo Buffer.
