Procesmanagement… is dat niet enkel een formaliteit, een administratieve handeling? Dat hoeft echt niet! Wel is het belangrijk te begrijpen waarom jij jouw bedrijfsprocessen wilt vastleggen. Wat is het doel?
Dus klinkt ‘Procesmanagement’ voor jou nog steeds als ingewikkeld of omslachtig in de oren? Dan hoop ik dat dit artikel jou helderheid biedt. Zodat jij een vertaling kunt maken naar wat procesmanagement voor jouw organisatie kan betekenen.
Mijn vorige artikel sloot ik af met drie hoofdredenen voor organisaties om procesmanagement toe te passen. En het maakt daarvoor echt niet uit wat voor een organisatie jij hebt en de grootte daarvan.
In dit artikel reden 1:
Inzicht in processen
Stel je voor je bent begonnen met een webshop vanuit huis. Super dat de verkoop zo goed liep, want daardoor kon je een klein pand betrekken en de opslag van jouw inkoopgoederen op een externe locatie regelen. En omdat je nu ook buiten de grenzen van Nederland de markt wilt verkennen, heb je medewerkers in dienst genomen die veel van jouw initiële werkzaamheden overnemen: klanten werven, producten inkopen, producten verkopen, facturatie, offertes opstellen.
Maar, is het wel duidelijk voor iedereen waar ieder individu voor verantwoordelijk is? Wat zijn de verwachtingen rondom hoe werkzaamheden worden uitgevoerd? Lopen alle processen vloeiend in elkaar over of staan er collega’s op elkaar te wachten? En hoe wordt een nieuwe medewerker eigenlijk snel en efficiënt ingewerkt?
….en het begon met maar één draad!
1. Interne controle
Op basis van heldere procesbeschrijvingen wordt inzichtelijk of en waar alle taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn belegd. Ook maakt het duidelijk hoe lang een proces duurt en waar er knelpunten zitten. Dit maakt het mogelijk een proces te managen: beheersen.
Het is van belang dat een beschrijving van een proces gelijk is aan de daadwerkelijke uitvoering van een proces. Het komt vaak voor dat de gewenste situatie wordt beschreven maar men in de praktijk hele andere stappen neemt. Dit met als reden: “Dat hebben we altijd zo gedaan”, “Dit gaat veel sneller”, of “Die persoon heeft daar de capaciteit/kennis/kunde niet voor”.
Een procesbeschrijving geeft pas inzicht als het volledig aansluit op de werkelijkheid. Pas dan kun je ruimte voor verbetering en versnelling vaststellen én dit meten. Als je begrijpt welke werkzaamheden medewerkers exact uitvoeren, kun je ze hiervoor verantwoordelijkheid geven en ze hierin begeleiden.
Wanneer jij interne controle hebt, kun jij jouw organisatie de gewenste kant op sturen.
2. Inwerken nieuwe medewerkers
Je kunt procesbeschrijvingen gebruiken om nieuwe medewerkers in te werken. Zo beschikt iedereen over dezelfde informatie. Met alle tips en vragen van nieuwkomers wordt die steeds vollediger. Dit bespaart tijd voor de huidige medewerkers. Maar gelijktijden worden zij scherp gehouden worden door de uitdagende vragen die nieuwe medewerkers aanvullend op de beschrijving hebben. Inwerken gaat zo efficiënter en wordt voor beide partijen leuker.
Goed samenwerken door duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden
3. Efficiënte processen
Wanneer het niet duidelijk is wat iedereen doet, gaat men vaak voor de zekerheid iets meer doen of voor het gemak wat minder doen. En dat zorgt altijd voor problemen. Overwerk, verspilling van tijd en materiaal, uitloop van werkzaamheden waarmee deadlines niet gehaald worden, onderling geruzie…. Te veel flexibiliteit zorgt voor chaos.
Wanneer processen helder zijn kun je vaststellen welke processen cruciaal zijn en waar het efficiënter kan. En wie beter dan de procesuitvoerders kunnen dit specifiek maken? Het op alle niveaus met elkaar kijken naar processen en verbetering maakt dat er beter samengewerkt wordt.
Efficiënter werken bespaart tijd en geld. En vaak ook middelen en energie. Dit wordt een lean proces genoemd: alle verspilling uit een proces halen. En dit levert juist energie op. Want een goedlopende proces motiveert en enthousiasmeert mensen. En die energie kun jij in jouw organisatie steken om te groeien.
Laat jouw bedrijf groeien
4. Meten is weten: strategie en visie
Duidelijke processen die inzichtelijk zijn geven structuur. Daardoor zorgen ze voor een stuurbare en wendbare organisatie. Als je weet hoe iets gaat, kun je verbeteringen vaststellen en voortgang meten.
Voldoet de doorlooptijd van het proces aan de klantverwachting? Hoe is het met het kwaliteitsmanagement gesteld? Is de goederenopslag zo kort mogelijk? Werken medewerkers in hun kracht: doen zij wat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn? En worden zij daarin ook op de juiste wijze ondersteund? En hoe is het gesteld met de risico’s die jij als organisatie loopt (risicomanagement)?
Op welke punten wil jij dat jouw organisatie succesvol is? Wat zijn jouw speerpunten gelet op jouw visie? En hoe meet jij hoe het nu gaat?
Waar wil jij naartoe en hoe ga je daar komen?
Als organisatie heb je een visie. Wanneer je in control bent over jouw interne organisatie kun jij vaststellen hoe deze visie te bereiken. Procesmanagement ondersteunt jouw strategie en geeft jouw organisatie gelegenheid sterker te worden en te groeien.
En wat te denken van externe accountants? Als jij kunt aantonen dat jij controle hebt over de processen binnen jouw organisatie geeft dat vertrouwen. Dat is het voordeel van procesmanagement. Dat geldt overigens ook voor eventuele investeerders die je zoekt. Enig idee hoe andere belanghebbenden, denk aan aandeelhouders, potentiële kanten, procesmanagement waarderen? Als blijk van een professionele organisatie die zichzelf serieus neemt kan ik je vertellen!
Heb jij al een helder zicht op jouw omgeving?
De voordelen
Tot zover de toelichting op het voordeel dat procesmanagement op maat kan zorgen voor inzicht in processen. Inzicht zodat jij:
- … jouw organisatie de juiste kant op kunt sturen;
- … weet waarop jij kunt meten dat jij op de juiste weg zit;
- … jouw kwaliteit hoog kunt houden;
- … samen met jouw medewerkers ruimte voor verbetering concreet kunt maken;
- … jouw organisatie kunt laten groeien en sterk houdt!
Interne controle zodat jij veilig met jouw organisatie op reis kunt gaan:
de toekomst tegemoet!
In mijn volgende artikelen ga ik in op reden 2 en 3:
- Verbeteren van processen
- Veranderen van processen
Klinkt procesmanagement jou nog vaag in de oren? In mijn vorige artikel ga ik in op wat procesmanagement is. Hopelijk schept dit duidelijkheid.
*******************
Benieuwd naar wat ik voor jou kan betekenen met het oog op procesmanagement? Wil je eens sparren over de mogelijkheden daarvan binnen jouw organisatie?
Neem contact met mij op, ik denk graag met je mee.
Ik help je concrete stappen te bedenken om jouw procesmanagement op orde te krijgen. Dan ligt verbetering binnen handbereik, verspilling wordt geminimaliseerd en verandering kan gestructureerd worden doorgevoerd. En het maakt daarvoor echt niet uit hoe groot of klein jouw organisatie is. Verbeteren kan op ieder niveau.
Foto’s: met dank aan Pixabay.
