Procesmanagement klinkt zo serieus. Tenminste, dat vind ik. Het klinkt als iets ingewikkelds, iets voor grote organisaties met veel geld en veel backoffice. Maar dat is allerminst waar. Procesmanagement is geschikt voor iedere organisatie. Het is het in kaart brengen van hoe iets gaat zodat je in control bent en kunt verbeteren daar waar nodig.
Natuurlijk wordt het managen van processen een steeds grotere uitdaging wanneer een organisatie groeit. Een eenmansbedrijf die heeft het overzicht meestal wel. Maar wat als het bedrijf groeit en er op een gegeven moment 12 mensen werken? En wat als er 25, 50 of 150 mensen werken? Oude processen gaan dan niet meer op. De behoefte aan structuur en een verdeling van rollen en verantwoordelijkheden wordt steeds groter. Tijd om te beginnen met orde op zaken stellen.
Wat is procesmanagement?
Even wat theorie…. Er is niet echt een éénduidige definitie van procesmanagement. Zelf vind ik deze definitie doeltreffend: Procesmanagement is het beheersen, coördineren, afstemmen en optimaliseren van de processen[1]. Om processen te kunnen beheersen moeten ze inzichtelijk zijn en meetbaar.
Processen maak je inzichtelijk met procesplaten en procesbeschrijvingen. Pas dan kun je inzien hoe een proces verloopt en procesverbeteringen of procesveranderingen vaststellen. Om processen meetbaar te maken stel je Kritische Succes Factoren (KSF’s) vast en per KSF één of meerdere Key Performance Indicatoren (KPI’s). KSF’s zijn ‘De paar elementen die nodig zijn om succesvol te kunnen zijn als onderneming’[2] (bijvoorbeeld: Op tijd leveren). Een KPI is een instrument om doelstellingen te kunnen meten en monitoren (in dit geval een SMART omschreven levertijd).
Als jij persoonlijk beter wilt worden ga je werken aan jezelf. Dat geldt ook voor processen. Een proces verloopt niet beter door enkel vast te stellen dat er een proces is en hoe deze eruit ziet. Nee, naast het wíllen veranderen is het belangrijk je te committeren aan de acties om te veranderen. Niet alleen denken, maar ook echt doen. Naar de sportschool gaan is een goed voornemen. Maar jij ziet pas echt verandering in de spiegel als jij daadwerkelijk wekelijks actief bent geweest in de sportschool.
Procesmanagement vraagt om lef
Voor het kunnen managen van processen zal het nut ervan duidelijk moeten zijn. En er is lef voor nodig. Lef om te kijken naar hoe het écht gaat. Moed om in te zien dat verbetering altijd mogelijk is. En nederigheid om te erkennen dat verandering soms echt noodzakelijk is.
Procesmanagement doe je met elkaar. Dit is geen top down exercitie. Kan wel, maar dan ben jij bij mij aan het verkeerde adres. Processen inzichtelijk maken om ze daarna op de plank te leggen (deurtje dicht en op slot) is een verspilling van ieder zijn tijd en energie. Nee, procesmanagement moet een levend middel zijn dat helpt om met elkaar binnen de organisatie beter te worden. Beter in de breedste zin van het woord: sneller, efficiënter, leuker, dynamischer, krachtiger, duidelijker….
Waarom processen beschrijven?
Om een proces efficiënter te maken stel je eerst vast hoe het nu gaat. Stel je voor dat jij een andere route neemt naar jouw sportschool, hoe weet je nou of jij sneller bent dan gewoonlijk als jij niet eerst de oude route getimed hebt? En wat is nou sneller, omrijden met de auto of binnendoor met de fiets? Verandering en verbetering worden pas meetbaar als de huidige situatie in kaart is gebracht. Dit is het doel van processen beschrijven.
Procesbeschrijvingen maken inzichtelijk welke processen en processtappen er zijn, hoe deze zich tot elkaar verhouden en waar knelpunten (bijvoorbeeld vertraging, verspilling) en daarmee procesverbetering zit.
Hou het doel voor ogen
Als je op het web zoekt naar informatie over procesmanagement is er van alles over te vinden. Er is een legio aan boeken over geschreven en er zijn korte cursussen en intensieve opleidingen voor te volgen. Voor iedere organisatie is een ander niveau van toepassing én een andere toepassingswijze. Ik noem maar wat kreten die vast niet onbekend klinken: Lean, Agile, Six Sigma, Kaizen, Theory of Contraints. In de basis komt alles op hetzelfde neer: een zo overzichtelijk mogelijk proces waar men controle over heeft, met zo min mogelijk kans op verspilling. Waarbij verspilling kan zitten in tijd, geld, energie, gezondheid.
Ik hou van een praktische aanpak. Geen moeilijk woorden, geen lastige overzichten. Geen documenten die nooit meer gebruikt worden en zeker geen administratieve rompslomp. Bij het inrichten van procesmanagement is het altijd belangrijk het doel voor ogen te hebben. Dat is sowieso belangrijk en geldt ook hiervoor. Want, wat wil jij bereiken met het hebben van inzicht in jouw processen? Laat het mij weten als jij eens hierover wilt sparren.
Keep it simple
Procesmanagement is leuk! Het is soms net een puzzel. Allemaal stukjes neerleggen en kijken hoe alles in elkaar past. Als je klaar bent kun je het geheel van een afstandje bekijken. En dat geeft duidelijkheid. Je kunt dan ook zien als een puzzelstukje niet goed ligt, als die er met geweld tussen geslagen is en dat het wringt. Je kent het vast wel, ben je met iets bezig en overvalt het gevoel je van: “Dit móet simpeler kunnen!”.
Wanneer jij kiest om processen inzichtelijk te maken, betekent dit niet dat jouw organisatie gelijk helemaal op de schop hoeft. Of, dat werkelijk alles van boven tot onder beschreven moet worden. Nee, begin eens met één proces. Een proces waar jij dat bovenstaande gevoel bij hebt. Dat, het kan sneller – makkelijker – logischer gevoel.
Dus, neem die eerste stap!
In mijn volgende artikelen ga ik in op de volgende vragen: Waarom procesmanagement toepassen binnen jouw organisatie? Wat is het nut en de noodzaak van procesmanagement? Er zijn hiervoor drie hoofdredenen vast te stellen:
*******************
Benieuwd naar wat ik voor jou kan betekenen met het oog op procesmanagement? Wil je eens sparren over de mogelijkheden daarvan binnen jouw organisatie? Neem contact met mij op, ik denk graag met je mee.
Ik help je concrete stappen te bedenken om jouw procesmanagement op orde te krijgen zodat verbetering binnen handbereik ligt, verspilling wordt geminimaliseerd en verandering gestructureerd kan worden doorgevoerd.
En het maakt daarvoor echt niet uit hoe groot of klein jouw organisatie is. Laat me weten hoe ik jou kan helpen!
[1] Bron: Woorden definitie
[2] Bron: BZTRS
Foto’s: met dank aan Pixabay en Pablo Buffer.
